Unser Projektvorgehen.

Unser Neukundenbereich ist, wie der Name schon sagt, für die Einführung unseres ERP-Systems diva im E-Commerce und Omnichannel-Handel verantwortlich. Jede dieser Einführung ist ein eigenes, umfangreiches und komplexes Projekt. Deswegen haben wir ein Projektvorgehen entwickelt, dass zu unseren Kunden und uns passt.

In diesem Artikel gebe ich Dir einen ehrlichen Einblick, wie unsere Neukundenprojekte ablaufen und welche Rolle das Team dabei spielt. Du erfährst, was es bedeutet, Teil eines Projektteams zu sein, und warum wir unsere Projekte machen, wie wir sie machen.

Der Fokus: Das richtige Fahrwasser

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes und umfangreiches Unterfangen, das wir schon mehr als 100-mal gemeistert haben. Dieser Erfahrungsschatz ermöglicht uns ein für den E-Commerce optimiertes Projektvorgehen, das diese Komplexität bestmöglich managt.

Unsere strukturierte Projektmethodik verschafft unseren Kunden die Sicherheit und Planbarkeit einer effizienten Einführung. Wir konzentrieren uns dabei auf eine möglichst standardnahe Lösung, sodass die Projektlaufzeit und die Kosten möglichst geringgehalten werden. Gleichzeitig profitieren auch unsere Projektteams von dem immer gleichen Vorgehen, in dem sie sich so noch mehr auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Kunden konzentrieren können. 

Unser Projektvorgehen ist dabei keinesfalls in Stein gemeißelt. Die Dynamik im E-Commerce und Omnichannel-Handel ist groß, weshalb die einzelnen Abschnitte durch Scrum-Komponenten so flexibel gestaltet sind, dass wir auch aktuelle Änderungen der Rahmenbedingungen oder Anforderungen berücksichtigen können.

Eine ERP-Einführung bedeutet Veränderung

Das ERP-System ist der “Backbone” eines jeden E-Commerce-Unternehmen, das viele (wenn nicht gar alle) Prozesse organisiert. diva einzuführen und damit ein altes Backend abzulösen, ist mehr als nur ein IT-Projekt: Durch die tiefgreifende Analyse aller Geschäftsabläufe und das Etablieren neuer Prozesse wird die Einführung zum Change-Management-Prozess, der viel Aufmerksamkeit, Unterstützung, Präzision und Weitsicht braucht.

Deswegen ist uns eine Sache besonders wichtig: Wir begleiten den Kunden über alle Phasen des Projektes im engen Kontakt – virtuell oder vor Ort, aber immer persönlich. Das fängt damit an, nicht nur das Management unseres Kunden nach den Anforderungen an das neue ERP-System zu fragen, sondern vor allem diejenigen, die diva später nutzen werden. 

Klare Strukturen – gemacht für große Aufgaben

Unser Projektvorgehen und die einzelnen Phasen sind genauso abgestimmt, dass wir die unzähligen Parameter einer ERP-Einführung im Blick behalten und gleichzeitig auf das große Ganze schauen.

1. Workshops: Wir gleich die Prozesse und Anforderungen des Kunden mit unserem diva Standard ab und kalkulieren Projektbudget und –Laufzeit.
2. Setup & Developement: Es folgen die konkrete Einrichtung und Realisierung der Anforderungen sowie die Datenmigration aus Altsystemen und die Anbindung von Fremdsystemen.
3. Training: Wir schulen nach dem Train-the-Trainer-Prinzip die Key-User:innen aus verschiedenen Fachbereichen des Kunden.
4. Testing: In den Integrationstests simulieren wir gemeinsam mit dem Kunden durch die wichtigsten Geschäftsvorfälle einen Echtbetrieb.
5. Cut-over & Go-live: Mittels eines Cut-over-Plans meistern wir die erfolgreiche Umstellung auf diva mit einem Einsatz vor Ort beim Kunden.
6. Hyper-care & Get-well: Nach dem Go-live erfolgen Systemstabilisierung und Prozess-Optimierung im Live-Betrieb.

Jede dieser Phasen ist klar dokumentiert, in sich flexibel und wird von einem erfahrenen und motivierten Projektteam begleitet. 

Kommunikation und Kollaboration

Ein so komplexes IT-Projekt erfordert eine enge Zusammenarbeit auf beiden Seiten und miteinander, denn nur so können wir einen optimalen Projektfortschritt sicherstellen. 

In regelmäßigen Status-Calls, Review-Terminen und Check-ins sprechen wir ehrlich über Fortschritte, Engpässe und mögliche Planänderungen. So können wir Herausforderungen frühzeitig erkennen und gemeinsam lösen. 

Und damit die Zusammenarbeit von Beginn an gut läuft, nutzen wir Kollaborationstools wie Confluence und Jira: Der Kunde gibt uns eine gemeinsame Sicht auf die Daten und hält Anforderungen und Entscheidungen fest. Damit dokumentieren wir für alle Projektbeteiligten die funktionalen und technologischen Anforderungen.

Eine neue Form des Neukundenprojektes.

In der Regel wird die Einführung von diva von einem der fünf Projektteams der MAC betreut – von den Workshops bis zur Hyper-care-Phase. Erst in diesem letzten Abschnitt erfolgt nach dem erfolgreichen Go-live die Übergabe des Kunden an eines unserer Bestandskundenteams, das den Kunden dann langfristig betreut. 

In einem Migrationsprojekt, dass im Jahr 2025 erfolgreich abgeschlossen wurde, haben wir jedoch einen Pilotversuch gestartet und eine andere Form des Neukundenprojektes erprobt. Anstatt den Kunden erst nach dem Go-Live sowie der Hyper-Care- und Get-Well-Phase an unseren Bestandskundenbereich zu übergeben, hat das Projektteam das zuständige Bestandskundenteam bereits mehr als ein halbes Jahr vor dem Go-Live in das Projekt eingebunden – mit zahlreichen Vorteilen. 

Unter anderem konnten die Kolleg:innen aus dem Bestandskundenteam das Projektteam mit ihrer Expertise, ihrer Erfahrung und ihrer Zeit unterstützen, weil sie den Kunden vor diesem Projekt schon jahrelang als Bestandskunden unterstützt hatten. Außerdem wurde die Rückgabe des Kunden in den Bestandskundenbereich durch die gemeinsame Projektarbeit noch reibungs- und nahtloser gestaltet und wir konnten während des Projektes Urlaub, Krankheit und Ferien intern flexibler ausgleichen.

Das Projektvorgehen hat sich auch bei dieser neuen Art der Zusammenarbeit von Projekt- und Bestandskundenteam nicht verändert. Dieser Pilotversuch hat uns und auch dem Kunden gezeigt, dass eben nicht alles in einem Neukundenprojekt in Stein gemeißelt ist und wir alles geben, um die Einführung von diva erfolgreich zu gestalten.

Neukundenprojekte als persönliche Herausforderung

Die Einführung eines ERP-System ist nicht nur für unsere Kunden eine Herausforderung, sondern auch für uns. Unsere Kunden und Projekte sind individuell und stellen unterschiedliche Anforderungen an die Mitglieder der Projektteams. 

Neukundenprojekte sind stressig! Die Wochen rund um den Go live von diva sind oft besonders anspruchsvoll und verlangen dem Team einiges ab. Da sind die Arbeitstage auch mal deutlich länger und die Stimmung auch mal angespannter. 

Neukundenprojekte sind aber auch die perfekte Umgebung, viel zu lernen und über sich hinaus zu wachsen. In einem eingespielten Team lernst Du als Newbie von den alten Hasen, stehst mit dem Kunden in Kontakt und entwickelst Lösungen, die echte Herausforderungen beiseiteschaffen.

Während des gesamten Projektes und besonders in stressigen Phasen sind uns zwei Sachen daher besonders wichtig: Kommunikation auf Augenhöhe und partnerschaftliches Miteinander. Jedes einzelne Mitglied der Projektteams auf unserer Seite und beim Kunden arbeitet mit viel Herzblut und Gehirnschmalz daran, das diva als neues ERP-System richtig gut an den Start geht.

»In der Coronazeit ein ERP-System einzuführen war eine besondere Herausforderung, die das Projektteam hervorragend gemeistert hat. Neben dem notwendigen fachlichen Know-how war das partnerschaftliche Miteinander auf Augenhöhe ein Erfolgsgarant für dieses Projekt.«

Viola Rebmann, Geschäftsführerin Horze

Fazit: Ein Projektvorgehen, um das Ziel sicher zu erreichen

Der Ablauf unserer Neukundenprojekte konzentriert sich darauf, was unseren Kunden am wichtigsten ist: eine sichere, planbare und effiziente Einführung von diva als neues ERP-System. Und das funktioniert immer und immer wieder.

Gleichzeitig sind Neukundenprojekte für Dich als Teammitglied interessant, spannend und lehrreich zugleich. Ob Du bereits mehrere Jahre Erfahrung als Softwareentwickler:in hast oder frisch in den Job startest, ist dabei egal. In unseren Teams achten wir auf die Mischung.

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