Eine neue Form des Neukundenprojektes.

Anton Wieland

In unserer fünfteiligen Serie „Zwischen Tools und Teamgeist: So läuft’s bei uns.“ bekommst Du Einblicke in unsere Arbeit, wie Du sie noch nie bekommen hast. Ich nehme Dich mit in die einzelnen Teams unserer Softwareentwicklung und gebe Dir die Möglichkeit, unseren Kolleg:innen über die Schulter zu schauen und ihren Arbeitsalltag hautnah zu erleben. In Teil 4 berichte ich von einem recht aktuellen Neukundenprojekt, das sich durch eine für uns neue Art der Zusammenarbeit auszeichnet.

 

Der Neukundenbereich: Einführung von DiVA bei E-Commerce Unternehmen

Unsere Kolleg:innen im Neukundenbereich sind diejenigen, die den Einsatz von DiVA als ERP-System bei unseren Kunden überhaupt erst möglich machen, weil sie umsetzen, was der Kunde und unser Vertrieb bis zu diesem Zeitpunkt alles ausgehandelt haben. Natürlich werden unsere Neukundenteams auch schon vor Projektstart an Bord geholt, um unsere Kunden mit ihrer Erfahrung von Anfang an dabei zu unterstützen und realistische Zeit- und Budgetschätzungen zu erzielen. Unser Neukundenbereich besteht derzeit aus insgesamt 5 Teams (P-Teams). In jedem dieser Teams arbeiten 6-7 Kolleg:innen; insgesamt 36 Leute. Einen tieferen Einblick in unseren Neukundenbereich erhältst Du in diesem Blogartikel.

 

Das Team

Unserem Projektteam 1 (P1 Team) steht Daniel als Teamlead und Project Manager vor. Seine Aufgaben sind dieselben wie von unserem zweiten Daniel, dem Project Manager vom P3 Team, über dessen Arbeit ich in unserem letzten Blogartikel berichtet habe. Das P1 Team besteht neben Daniel aus 4 Technical Consultants, die dauerhaft in dem Team arbeiten und sich je nach Projekt mit Kolleg:innen aus anderen Teams verstärken. Für dieses Migrationsprojekt kam zum Beispiel Sascha aus dem P5 Team dazu.

 

Die gemeinsame Projektarbeit

Unser Projektteam 1 hat zuletzt ein besonderes Projekt abgeschlossen: Die Migration eines Bestandskunden von NAVISION (NAV) auf Business Central (BC). NAV ist das ERP-System von Microsoft, das wir als Basis für unsere DiVA nutzen, die speziell auf den Versandhandel optimiert ist. BC ist die Nachfolge von NAV, was bedeutet, dass unsere Bestandskunden nach und nach von NAV auf BC migrieren wollen und müssen, damit DiVA auch in Zukunft optimal und performant funktioniert.

 

Eine Migration von NAV auf BC ist ein sehr umfangreiches und komplexes Projekt, das sich über mehrere Jahre ziehen kann und sehr viele Ressourcen bindet. Daher hat sich das P1 Team nicht nur mit zusätzlichen Kolleg:innen aus anderen Teams verstärkt, sondern gegen Ende des Projektes einen Pilotversuch gestartet:

 

Anstatt den Kunden erst nach dem Go-Live sowie der Hyper-Care- und Get-Well-Phase an unseren Bestandskundenbereich zu übergeben, hat das Projektteam P1 das Bestandskundenteam B1 bereits mehr als ein halbes Jahr vor dem Go-Live in das Projekt eingebunden – mit zahlreichen Vorteilen.

  • Die Kolleg:innen aus dem B1 Team konnten das P1 Team mit ihrer Expertise, ihrer Erfahrung und ihrer Zeit unterstützen, weil sie den Kunden vor diesem Projekt schon jahrelang als Bestandskunden unterstützt hatten.
  • Als der Kunde nach dem Go Live und der Get-Well-Phase an das B1 Team übergeben wurde, kannten sich die Kolleg:innen schon sehr gut mit den neuen Funktionen, Prozessen und Herausforderungen aus, die mit der Migration von NAV auf BC einhergehen. Die Übergabe war vor allem durch einen strukturierten Transfer von Know-How und Prozessen geprägt.
  • Durch eine miteinander genutzte Teamfläche in unserem Flensburger Büro und gemeinsame Team Events sind die Mitglieder beider Teams enger zusammengerückt.

 

Der gemeinsame Go Live

In der Regel fahren unsere Projektteams ca. 1 Woche vor dem Go Live zum Kunden, um die letzten Arbeiten und Vorbereitungen für die Umstellungen des alten ERP-Systems auf DiVA vor Ort und in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden abzuschließen. So war es auch bei diesem Projekt; mit der Besonderheit, das nicht nur Kolleg:innen aus dem P1 Team, sondern auch Kolleg:innen aus dem B1 Team dabei waren. 

 

Diese letzte Phase vor dem Go Live gehört immer auch zu den anstrengendsten. Lange Arbeitstage, Früh- und Spätschichten sowie das ungewohnte Umfeld, beim Kunden vor Ort zu arbeiten sind zwar aufregend, aber am Ende auch kräftezehrend. Zur Arbeit an Neukundenprojekte gehört eben auch, zwei Tage vor dem Go Live abends um 22 Uhr nochmal eine produktive Arbeitssession in der Hotellobby einzulegen. 

 

Nach einer monate- und teilweise auch jahrelangen Arbeit auf einem Neukundenprojekt, in die sowohl von uns als auch vom Kunden sehr viel Herzblut und Gehirnschmalz geflossen ist, ist das erste mit der neuen DiVA verpackte Paket, das die Logistik verlässt, eine süße Belohnung.

 

Bei diesem Go Live haben sich die Vorteile der gemeinsamen Arbeit des P1 und B1 besonders bezahlt gemacht, um Urlaube, Schulferien und Krankheiten auszugleichen und mit genügend Ressourcen vor Ort zu sein.

 

Die gemeinsame Retro

Auch dieses Neukundeprojekt wurde nicht nur erfolgreich abgeschlossen, sondern auch mittels interner und externer Retro-Termine reflektiert. Die interne Retro war vor allem durch eine ehrliche Diskussion über das vollständige Projekt geprägt. Das gesamte Projektteam (P1 und B1) hat die Zusammenarbeit mit dem Kunden, interne Abläufe und technische Herausforderungen offen besprochen. Dabei wurden Erfolge wie das Aufsplitten von Apps und Herausforderungen wie das Beschaffen der richtigen Lizenzen erst in kleinen Gruppen und dann im Gesamten Team auf Augenhöhe erörtert und visuell festgehalten. 

 

Dank unseres Agile Coaches Anika kam das Projektteam bei ihrer Retro zu konkreten Handlungsempfehlungen und Action Items. Alles wurde detailliert aufgeschrieben und den richtigen Kolleg:innen als Verantwortlichkeiten zugewiesen. Außerdem werden die Ergebnisse mit dem gesamten Unternehmen geteilt, damit auch andere unserer Teams von den Erkenntnissen profitieren und Inspirationen für zukünftige Projekte erhalten.

 

Ein zentrales Element der Retro war naturgemäß die neuartige Zusammenarbeit mit dem B1 Team, deren Teammitglieder ebenfalls bei der Retro mitgemacht haben. Das Ergebnis: Der Pilotversuch wurde von allen Beteiligten als sehr erfolgreich und wertvoll eingestuft. Nur ein paar Wochen später hat Daniel die wesentlichen Erkenntnisse und Vorteile aus dem Pilotversuch allen Kolleg:innen im Unternehmen vorgestellt. Vielleicht wird es also unser neues Modellvorgehen bei Neukundenprojekten.

 

Fazit: Kommunikation ist in unseren Projektteams (wie in allen unseren anderen Teams auch) enorm wichtig. Das Klischee des introvertierten Entwickler-Nerds lässt sich bei uns so gut wie gar nicht anwenden. Durch die Teamstrukturen und enge, sehr partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Kunden wird der Dialog stark gefördert und gehört zur täglichen Arbeit einfach dazu. Diese Zusammenarbeit in Projekten evaluieren wir ausführlich, damit wir im nächsten Neukundenprojekt wieder ein bisschen besser werden.

 

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