Die umfangreiche Organisation eines Neukundenprojektes.

In unserer fünfteiligen Serie „Zwischen Tools und Teamgeist: So läuft’s bei uns.“ bekommst Du Einblicke in unsere Arbeit, wie Du sie noch nie bekommen hast. Ich nehme Dich mit in die einzelnen Teams unserer Softwareentwicklung und gebe Dir die Möglichkeit, unseren Kolleg:innen über die Schulter zu schauen und ihren Arbeitsalltag hautnah zu erleben. In Teil 3 erhältst Du einen Einblick in die Organisation eines Neukundenprojektes und die verschiedenen Schritte dahinter.

Der Neukundenbereich: Einführung von DiVA bei E-Commerce Unternehmen

Unsere Kolleg:innen im Neukundenbereich sind diejenigen, die den Einsatz von DiVA als ERP-System bei unseren Kunden überhaupt erst möglich machen, weil sie umsetzen, was der Kunde und unser Vertrieb bis zu diesem Zeitpunkt alles ausgehandelt haben. Natürlich werden unsere Neukundenteams auch schon vor Projektstart an Bord geholt, um unsere Kunden mit ihrer Erfahrung von Anfang an dabei zu unterstützen und realistische Zeit- und Budgetschätzungen zu erzielen. Unser Neukundenbereich besteht derzeit aus insgesamt 5 Teams (P-Teams). In jedem dieser Teams arbeiten 6-7 Kolleg:innen; insgesamt 36 Leute. Einen tieferen Einblick in unseren Neukundenbereich erhältst Du in diesem Blogartikel.

Das Team

Unser Neukundenteam P3 besteht derzeit aus 7 Teammitgliedern, die sich, wie bei uns üblich, bei Bedarf Verstärkung von Kolleg:innen aus anderen Teams holen. Das Team befindet sich derzeit in einem recht großen Neukundenprojekt, das im Endeffekt vermutlich knapp 1,5 Jahre dauern wird. Daniel ist der Teamlead und Project Manager des P3 Teams. Er ist regelmäßig beim Neukunden vor Ort und verantwortlich für die Organisation und Durchführung des Projektes. Daniel hat mir gezeigt, wie und womit er ein so umfangreiches Neukundenprojekt plant.

Der Beginn einer intensiven Partnerschaft

Jedes unserer Neukundenprojekte beginnt mit einem Erstkontakt. Meistens melden sich unsere Kunden bei uns, oft mit einer ersten Idee oder einem Wunsch an ein neues ERP-System. Daraufhin folgen verschiedenen Gespräche mit unserem Sales Manager Dirk, unserer CMO Nicole und Expert:innen der MAC, um DiVA und uns vorzustellen. Außerdem führen wir in dieser Phase Demos durch, um dem Kunden Einblicke in DiVA und seine Funktionen zu geben, Fragen zu beantworten und Einsatzmöglichkeiten aufzuzeigen.

Workshops – Der Schlüssel zum Projekt-Setup

Nach den Demos kommen die Workshops. In dieser Phase kommt auch das erste Mal das komplette P3 Team zum Einsatz, um gemeinsam eine detailliertere Projektgrundlage zu erstellen. Der Anfang ist ein Angebot, das alle Punkte wie die Anzahl der Workshops, Teilnehmende, Reisekosten und Kosten für Vor- und Nachbereitung umfasst.

Für die anschließenden Workshops sind unsere erfahrensten Kolleg:innen vor Ort beim Kunden, um die Details der Einführung von DiVA auszuarbeiten. Die Workshops decken alle wichtigen Prozesse des Kunden ab, von Schnittstellen über Finanzbuchhaltung bis hin zu Marketing und Vertrieb. Jeder Workshop hat eine klar definierte Agenda, die den Ablauf strukturiert. Auch Fragekataloge werden im Vorfeld zur Verfügung gestellt, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Themen bedacht werden und die richtigen Expert:innen auf Kundenseite dabei sind.

In seiner Rolle als Project Manager dokumentiert Daniel in den Workshops alle wichtigen Punkte und erstellt dazugehörige Tickets in JIRA für die weiteren Schritte. Diese strukturierte Herangehensweise garantiert, dass alle wichtigen Details berücksichtig werden. Die Workshops sind nicht nur ein Ort des Austauschs, sondern auch der Planung. Sie ermöglichen es, realistische Erwartungen zu setzen, und, dass sich die Projektmitglieder von beiden Seiten kennenlernen.

Besonders wichtig in den Workshops ist die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Unsere Kunden bringen oft wertvolle Einblicke in ihre Prozesse mit, die dem unseren Projektteam helfen, DiVA optimal anzupassen. Die Aufgabe unseres Neukundenteams ist es, diese Inputs effizient zu nutzen und in umsetzbare Pläne und zugeschnittene Lösungen zu übersetzen.

Indikation, Ressourcenplanung und Projektstart

Anhand der Workshop-Ergebnisse erstellt Daniel eine erste Projektindikation. Die Indikation umfasst alle Phasen wie Einrichtung, Realisierung, Trainings sowie Testing und ist ein wichtiges Werkzeug, um den Projektumfang und die benötigten Ressourcen abzuschätzen. Bevor das Ergebnis dem Kunden präsentiert wird, erfolgt ein internes Challenging mit unseren erfahrenen Expert:innen, in dem geprüft wird, ob die Planung realistisch und vollständig ist. 

Als nächsten Schritt erstellt Daniel eine Ressourcenplanung, die auf der Projektindikation basiert. Dabei gleicht er die Aufwände aus der Indikation mit den verfügbaren Stunden im Team ab. Die Planung erfolgt auf Wochenbasis und ist oft recht eng kalkuliert. Dennoch bleibt genug Flexibilität, um auf unvorhergesehene Herausforderungen reagieren zu können. Die Ressourcenplanung ist nicht nur eine organisatorische Aufgabe, sondern auch ein Kommunikationsinstrument. Sie gibt allen Beteiligten eine klare Vorstellung davon, wer wann an welchen Aufgaben arbeitet. Das schafft Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit im Team.

Das dritte große Dokument neben der Projektindikation und der Ressourcenplanung ist der detaillierte Projektplan, den Daniel in Microsoft Projects erstellt. Dieser Plan bildet den gesamten Projektablauf ab, einschließlich Iterationen, Projektpausen, Ferien, Urlaub und eines GoLive-Datums. Alles, was danach folgt, basiert auf diesem Plan.

Von der Realisierung bis zum GoLive

Mit Beginn der Realisierung übernehmen unsere Technical Consultants die Tickets in JIRA, während Daniel als Project Manager etwas in den Hintergrund tritt, denn nun startet die technische Umsetzung der zuvor geplanten Anforderungen. Ein wichtiger Punkt: Durch die Automatisierung von Prozessen können beim Kunden manchmal Jobs entfallen. In solchen Fällen unterstützen wir die Projektverantwortlichen und Kolleg:innen dabei, ihre Rolle im Projekt zu stärken und neue Perspektiven zu entwickeln.

Die Entwicklungsphase ist geprägt von intensiver Arbeit und enger Abstimmung. Unsere Entwickler:innen arbeiten direkt mit ihren Ansprechpersonen beim Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass die geplanten Funktionen nicht nur technisch einwandfrei laufen, sondern auch den Anforderungen des Kundenalltags entsprechen. Feedbackschleifen und ein iteratives Vorgehen helfen unserem Projektteam, Anpassungen zügig vorzunehmen und Herausforderungen frühzeitig zu meistern.

Der GoLive wird idealerweise in der Nebensaison des Kunden durchgeführt. Das minimiert Risiken, da weniger Bestellungen eingehen, und ermöglicht es, den Übergang auf das neue System möglichst reibungslos zu gestalten. Doch Flexibilität ist gefragt, denn nicht immer läuft alles wie geplant. Manchmal müssen beispielsweise sehr kurzfristig zusätzliche Schnittstellen angebunden werden.

Auch nach dem GoLive endet die Arbeit des P3 Teams nicht. In der Cut-Over Phase bleibt es an der Seite des neuen Kunden, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Im Fokus steht dabei die Übergabe an eines unserer Bestandskundenteams. 

Fazit: Dieser Ablauf zeigt, wie ein DiVA-Neukundenprojekt von Anfang bis Ende gestaltet wird. Jede Phase ist durch transparente Kommunikation, klare Prozesse und ein engagiertes Team geprägt. Unsere strukturierte Herangehensweise ermöglicht es uns, die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden zu berücksichtigen und in performante Lösungen zu übersetzen. Und, nicht zu vergessen: Am Ende geht es auch um Menschen. 

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